Tips voor de organisatie van gastronomische evenementen

De meest prestigieuze bedrijven maken hun merk bekend door de organisatie van gastronomische evenementen. Dit is een zeer effectieve manier om uw producten onder de aandacht te brengen, waardevolle relaties aan te knopen en uw bedrijfsimago te verspreiden.

Denk eraan dat dit evenement, om succesvol te zijn, uw klanten op een positieve manier moet verrassen. Daarom moet u alle details bewust plannen, en deze ervaring uniek en onvergetelijk maken.

Maak het u dus gemakkelijk, want wij geven u doeltreffende tips voor de organisatie van uw eet- en drinkvergaderingen. Laten we ervoor gaan!

Voedsel en drank evenementen planning Wat is het?

Gastronomische evenementen zijn activiteiten en sociale evenementen waarbij aan de gasten eten en drinken wordt aangeboden. Daaronder kunnen we zakenlunches, cocktailparty’s, recepties en sommige productlanceringen noemen.

In die volgorde van ideeën zal de organisatie van dit soort bijeenkomsten bepaald worden door verschillende factoren zoals het onderwerp, het doel, het aantal genodigden, enz. Het is belangrijk te vermelden dat succes zal afhangen van uw vermogen om activiteiten te delegeren. Daarom achten wij het van vitaal belang dat een geïntegreerd team bereid is zich bij de taken aan te sluiten.

9 effectieve tips voor het organiseren van uw eet- en drinkbijeenkomsten

Het samenbrengen van deze activiteiten is mogelijk met inspanning, middelen en een goede organisatie. Hier zijn 9 doeltreffende tips voor een onvergetelijk evenement met eten en drinken:

1. Een alomvattende strategie en een actieplan opstellen

Om te beginnen moet u bepalen welke strategie u zult gebruiken om het gastronomische evenement te ontwikkelen

In dit verband stellen wij voor dat u met uw team bijeenkomt om over de volgende vragen na te denken:

• Hoe lang zal het evenement duren?
• Welke comités gaat u oprichten om de verantwoordelijkheden te verdelen? (logistiek, begroting, protocol, enz.)
• Wie zal de hoofdspreker zijn?
• Aantal en voorwaarden van sponsors?
• Wat zal het thema en de inhoud van het evenement zijn?
• Wat voor soort voedsel service wil je inhuren? (tafel service, buffet, gemengd)?
• Welk geluidsbedrijf is verantwoordelijk voor het entertainment?
• Hoe gaat u uw producten of merken aan het publiek voorstellen?
• Wat zal het programma schema zijn?
• Welk budget heb je?

Op basis van deze informatie stelt u met uw team een actieplan op om in de loop van de tijd te reageren. Bovendien moet u voor elke taak een verantwoord elijke aanwijzen die periodiek verantwoording aflegt.

2. Promoot uw eten en drinken bijeenkomst tot het uiterste

Het doel van uw evenement kan zeer interessant zijn, maar u moet de informatie goed verspreiden om het gewenste effect te krijgen. Daarom is het van groot belang dat u beslist hoe u dit het best kunt communiceren.

U kunt beginnen met gepersonaliseerde uitnodigingen, die u via e-mail naar de gasten stuurt. Ook moet u gebruik maken van de kracht van sociale media. Stuur de informatie naar zoveel mogelijk influencers, want zij hebben volgers die de boodschap snel zullen vermenigvuldigen.

Interviews bijwonen in multimedia-ruimtes waar u de details van de activiteit uitlegt. Dit is een uitgelezen kans om de twijfels weg te nemen van de belangstellenden die contact met u opnemen. Wij raden u aan creatief te zijn, en de massamedia te gebruiken om u te ondersteunen.

3. Creëer een website als communicatiekanaal

Een ander goed idee is om een portaal te ontwerpen voor mensen die geïnteresseerd zijn om deel te nemen. Hiermee kunt u onder meer de doelstellingen van het evenement, de kosten, de plaats en de duur bekendmaken. Bovendien kunt u er uw bedrijfsimago en beelden van vroegere activiteiten op projecteren.

Het is belangrijk dat u probeert een website van goede kwaliteit te krijgen, omdat dit zal spreken over de professionaliteit van het bedrijf. Neem ook een sectie op voor online registratie en stel een manier vast om via dat medium te communiceren (mailbox, chat, forum, enz.)

Gebruik video’s om deelname aan te moedigen, en u kunt zelfs links naar uw producten plaatsen om gebruikers vertrouwd te maken.

4. Zorg voor uw publiek voor, tijdens en na het evenement

U moet ervoor zorgen dat uw gasten zich ten allen tijde verzorgd voelen. Dit zal vanaf het begin een klimaat van vertrouwen en loyaliteit scheppen. Als de activiteit groot is, zult u een commissie voor sociale betrekkingen moeten oprichten om alle belangstellenden te bestrijken.

Bedenk dat u, afhankelijk van het gebied, de omstandigheden zult moeten aanpassen. Een groep deelnemers uit de onderwijssector is bijvoorbeeld niet hetzelfde als een groep deelnemers uit de gezondheidssector. Elk van hen waardeert verschillende omgevingen, soorten voedsel en dranken.

Maar ongeacht de bevolkingsgroep die moet worden bijgewoond, is het raadzaam een boodschap van exclusiviteit mee te geven, want iedereen voelt zich graag speciaal. Tot slot stellen wij voor dat u het communicatiekanaal open laat om de meningen en de evaluatie van de deelnemers te ontvangen. Dit zal u helpen om in toekomstige activiteiten beter te worden.

5. Bepaal de locatie die het beste bij uw wensen past

Dit is een aspect dat het waard is om aan te werken. De locatie is voor het evenement wat het doek is voor de schilder. Met andere woorden, je kunt de meest overvloedige en kwalitatief beste middelen hebben, maar op de verkeerde plaats kom je nergens.

Dus, neem de tijd om verschillende ruimtes te bezoeken. Maak een rondgang door uw gemeenschap, vraag om offertes, vraag naar de voordelen die ze bieden. En tenslotte, bespreek wat u vindt met uw team om te bepalen welke het beste bij het concept past.

Vergeet niet dat de locatie een variabele is die bepalend is voor vele aspecten van de planning. De geluidsdienst zal u bijvoorbeeld pas een offerte geven als hij de akoestische capaciteit van de locatie kent. Probeer dit aspect dus ruim van tevoren te definiëren.

6. Huur een cateraar van topkwaliteit

We komen bij een fundamenteel aspect van onze post, want er zijn geen gastronomische evenementen zonder eten en drinken. Onze suggestie is dan ook om een dienst in te huren met bewezen ervaring in dit soort activiteiten.

Anderzijds zijn wij van mening dat u regelmatig vergaderingen moet beleggen om te bepalen hoe u de dienst wenst. Houd in gedachten dat u degene bent die de doelstellingen van het evenement bepaalt, maar wees niet gesloten voor suggesties. Het is zeker waarschijnlijk dat zij u kunnen helpen door hun ervaringen met soortgelijke evenementen met u te delen.

Vergeet de logistieke details niet, en behandel het zo formeel mogelijk. Alle aspecten met betrekking tot levertijden, voedselhoeveelheden, uitladen, enz. schriftelijk vastleggen.

7. Leg de nadruk op een goede presentatie van het eten

Bij gastronomische evenementen zijn spijzen en dranken de hoofdrolspelers. Zij begeleiden de boodschap die u wilt overbrengen en helpen de ervaring plezierig en zinvol te maken. Daarom moet u ernaar streven het voedsel op de best mogelijke manier te presenteren.

Denk in dit verband na over de beste manieren om een positieve indruk te maken op de eters. Voorkom dat de bereidingen er saai uitzien, voeg smaak en kleur toe aan de gerechten.

Ook moet u het bovenstaande harmoniseren met de inrichting van de kamer. Probeer de tafels, stoelen en gerechten af te stemmen op het thema van het gastronomische evenement. Aarzel niet om uw team (of de sfeercommissie) te raadplegen over hun mening in dezen.

8. Met een gevarieerd menu

Eerst moet u te weten komen wat de eetgewoonten en beperkingen van de deelnemers zijn. Nadat u deze informatie hebt, denkt u na over het samenstellen van een menu dat de meeste mensen tevreden kan stellen.

Houd er rekening mee dat smaken sterk verschillen van diner tot diner. Daarom raden wij u aan minstens 2 hoofdgerechten en 2 nagerechten te kiezen. Denk ook aan wat hors d’oeuvres, een batterij specerijen, warme en koude dranken.

Onder de voedingsmiddelen die u kunt opnemen, stellen wij voor:

• Je kunt beginnen met wat voorgerechten. De meest gebruikte bij dit soort activiteiten zijn canapés, sandwiches en gebak.
• Denk als hoofdgerechten aan bereidingen als Valenciaanse paella, pasta, diverse vleessoorten, salades en soepen.
• Als nagerechten kunt u vla, gebak, ijs, wafels, slakken en diverse koekjes toevoegen.

Wat drankjes betreft, geven wij u ook enkele ideeën:

• Cocktails zoals mojito, piña colada, rum punch, margarita en verschillende wijnen.
• Voldoende mineraalwater, frisdranken, verschillende vruchtensappen.
• Warme dranken zoals koffie, thee en infusies.

9. Vergeet niet om de activiteit een milieuvriendelijk tintje te geven

Ten slotte willen wij een concept voorstellen dat de laatste jaren erg populair is geworden. Elke dag zijn er meer en meer horecabedrijven die het milieubewustzijn verdiepen vanuit een rationeel gebruik van hulpbronnen.

Daarom raden wij u aan wegwerpservies te gebruiken voor het serveren en overbrengen van de producten. Deze stoffen hebben geen invloed op de smaak van het voedsel en breken af zonder menselijk ingrijpen. En wat belangrijk is, ze kunnen worden aangepast aan uw bedrijfsimago en bijdragen aan het concept van het evenement.

Tot zover dit artikel over het organiseren van gastronomische evenementen. Vanaf hier is het aan u om de opgedane kennis in de praktijk te brengen en indruk te maken op uw klanten en gasten.

En vergeet niet dat u in onze online winkel de beste producten vindt voor uw evenementen op het gebied van eten en drinken.