Hoe houd je de boekhouding van een restaurant bij in Excel

Omdat wij onze bedrijven moeten beheren, zijn wij altijd op zoek naar methoden en tips om ons leven te vergemakkelijk en. Bijvoorbeeld: Hoe houd je de boekhouding van een restaurant bij in Excel.

Excel, of een ander spreadsheetprogramma, kan een beetje intimiderend overkomen, vooral voor degenen onder ons die niet gewend zijn het dagelijks te gebruiken.

Maar het potentieel ervan ontdekken vergt wat oefening en inspanning.

Wat win je hiermee? Een van de beste instrumenten om uw restaurant te beheren en de verschillende aspecten bij te houden, zonder complicaties en op een gecentraliseerde manier.

Lees verder en ontdek hoe u de boekhouding van uw restaurant kunt beheren in Excel, uw voorraden kunt beheren en uw zaak kunt beheren als een professional.

Sleutels om de boekhouding van een restaurant bij te houden in Excel

Er zijn verschillende oplossingen die we kunnen nemen, buiten de boekhouding.

Zo kunt u bijvoorbeeld uw voorraden beheren, waardoor u uw voorraad op peil kunt houden en elk ingrediënt kunt laten rouleren, zodat elk gerecht wordt bereid met het beste dat u in uw restaurant hebt.

Ben je een beetje bang? Kun je de startknop niet vinden?

Maak je geen zorgen, laten we eens kijken naar de toetsen die je heel goed moet kennen voordat je je computer aanzet en op het Excel icoontje klikt.

Sleutel 1: Verduidelijk het heden

Alvorens de eerste Excel-cel in te vullen, raden wij u aan uw heden te definiëren, d.w.z. alle gegevens te verzamelen en bij de hand te hebben die u tijdens uw hele restaurantbeheerproces zult gebruiken.

Wat zijn dat voor gegevens? Hier is een deel ervan:

• Huidige leveranciers
• Investeringen in grondstoffen
• Uitgavenbudget
• Loonlijst werknemers
• Indien u er gebruik van maakt, commissies en betalingsregelingen
• Begroting voor vaste en variabele diensten
• Reserve voor onverwachte uitgaven
• Gecumuleerde schulden en kostenramingen

Met die gegevens duidelijk en bij de hand, begint u na te denken over hoe u restaurantboekhouding in Excel kunt doen.

Sleutel 2: Dagelijks bijhouden

Als je op weg bent om te leren hoe je een restaurant boekhouding in Excel doet, is het eerste wat je duidelijk moet zijn dat je je dag-tot-dag moet bijhouden.

Dat wil zeggen, u moet – in detail – bijhouden wat er in uw kassa binnenkomt en eruit gaat.

Elke input en output moet een reden hebben. Op die manier beschikt u over de informatie die u nodig hebt om mogelijkheden voor verbetering en groei te identificeren.

Sleutel 3: Loonlijst? Een dag, alstublieft!

In de uitgavenprognoses moet rekening worden gehouden met elke vaste of variabele output van uw restaurant.

Een van de belangrijkste is de loonlijst.

De juiste manier om de loonlijst te beheren is elke werknemer te identificeren, het salaris dat u hem moet betalen, de commissieregeling of variabele betalingen.

Bovendien is het ideaal om de datum van indiensttreding, de positie en de functies te kennen van elk van de mensen die deel uitmaken van uw restaurant.

Wachtniet tot de betaaldatum om uw loonlijst te verwerken, maar doe dit vooraf om – zo snel mogelijk – te weten of u speciale voorzieningen moet treffen.

Sleutel 4: Boekhoudkundige uren

De ergste fout die je kunt maken is om het werk te laten ophopen.

Bepaal een dag om de boekhouding te doen. Probeer je aan dat schema te houden en alle informatie up-to-date te houden.

Bovendien kunt u tijdens die boekhoudkundige dag de betalingen aan onder meer leveranciers, diensten en de loonlijst organiseren en plannen, zodat u alles op voorhand hebt en niet op het laatste moment hoeft te haasten.

Sleutel 5: Gedigitaliseerde facturen zijn het best

Facturen voor een restaurant kunnen ontelbaar zijn, wekelijks, tweewekelijks, maandelijks betalingenaan leveranciers , nutsbedrijven, reparaties, diensten, alles moet up to date en georganiseerd zijn.

Het ideaal is de facturen te digitaliseren, ze te bewaren in een systeem dat u de mogelijkheid biedt de veranderingen te analyseren en ze te gebruiken als gegevens voor toekomstige seizoenen.

Vergeet niet dat een paar cent extra op een ingrediënt dat u elke dag gebruikt, meer betekent dan u denkt. Zou het niet leuk zijn om een voorziening te hebben voor die seizoensgebonden verhogingen?

Digitaliseer uw rekeningen en u hebt wat u nodig hebt om de toekomst te zien terwijl u terugblikt.

Soorten Excel die u moet kennen

Met deze vijf sleutels, bent u er zeker van dat u – binnen handbereik – alle informatie heeft die u nodig heeft om restaurant boekhouding te doen in Excel.

Nu is het tijd om uit te vinden wat je kunt doen in Excel.

Excel voor schotelanalyse

Het is gezond voor uw restaurant om de verkoopcijfers te bestuderen van de gerechten die u op uw kaart hebt staan. Zo weet u welke ingrediënten u nodig hebt en hoeveel elk van die ingrediënten u kost.

Wat moet er in deze Excel staan?

Gegevens zoals de naam van het gerecht, de bereidingskosten, de benodigde ingrediënten, de verkoopprijs, het aantal verkochte gerechten en de winstmarge die u op elk gerecht maakt.

Om de populariteit van de gerechten op uw kaart te kennen, is het ook raadzaam een kolom op te stellen met het percentage van de verkoop van dat gerecht ten opzichte van alle gerechten die in de geanalyseerde periode zijn verkocht.

Excel van ingrediënten

De ingrediënten die u in uw restaurant gebruikt, zijn – uiteraard – een van de variabele uitgaven van uw restaurant.

Maar geloof het of niet, maar in de keuken van een restaurant vind je zelden actuele gegevens over deze uitgaven.

Volg dus niet die traditie en houd elk ingrediënt bij dat u in uw restaurant gebruikt, de maandelijkse uitgaven, de frequentie van de aankopen en de leverancier van hetzelfde.

Met die gegevens zal het gemakkelijker zijn te beslissen wanneer en hoeveel een gerecht op uw menu moet worden verhoogd,

Loonlijst Excel

Zoals we u al eerder vertelden, moet u de loonlijst bijhouden. Wat is beter dan een Excel om dat te doen?

Zorg ervoor dat u cellen hebt met gegevens zoals naam van de werknemer, functie, vast salaris, variabel salaris, commissies of elk ander concept van betaling dat u elke persoon moet honoreren.

Het is ideaal dat u op een apart blad een prognose hebt met de persoonlijkheidsverhogingen die u nodig zult hebben volgens de speciale tijden van het jaar, bijvoorbeeld: zomer, Kerstmis, feestdagen en elk ander seizoen waarvan u hebt vastgesteld dat het een grote toeloop zal kennen.

Excel van sauzen en voorgerechten

Voor de bereiding van uw gerechten hebt u bodems, sauzen en enkele voorbereidingen nodig waarvan de kosten niet zijn inbegrepen in de prijs van de gerechten.

In dit geval moet u een ruimte hebben om de kosten van deze voorbereidingen te berekenen.

In dit Excel moet u het ingrediënt vermelden, de levensmiddelenfamilie waartoe het behoort, de verbruikte hoeveelheid, de gerechten waarvoor het bestemd is, de bereidingskosten en de bereide hoeveelheid: liters, kilo’s, enz.

Excel voor verbruiksartikelen

De verbruiksgoederen van uw restaurant hebben ook een speciale Excel nodig en u moet zorgen dat u alles onder controle hebt.

Wat zijn deze verbruiksgoederen? Servetten, schoonmaakmiddelen, tafellakens, meeneemverpakkingen, tassen, uniformen, alles wat in uw restaurant wordt verbruikt om het goed draaiende te houden.

In die Excel moet u het soort producten, de gebruiksfrequentie, de aan te schaffen hoeveelheid, de aankoopfrequentie, de kosten, de leverancier en de producten die als substituut zouden kunnen dienen, vermelden.

Het is belangrijk dat u voor elk van de verbruiksgoederen de gegevens van de vertrouwde leverancier vermeldt.

Met deze Excel, zijn wij er zeker van dat het bijhouden van de boekhouding van uw restaurant, en de controle over de inkomsten en uitgaven van uw bedrijf zeer eenvoudig zal zijn.

Als laatste aanbeveling, als u op zoek bent naar een leverancier, nodigen wij u uit om onze online winkel te bezoeken: Monouso, waar u alles vindt wat u nodig heeft om uw restaurant te runnen.